Ystäväni ja minä keskustelimme satunnaisesti siitä, kuinka me motivoida itseämme saada asiat tehtyä, ja ystäväni sanoi, että hän laittaa Post-itsiin tehtäviä ja käsittelee niitä sitten visuaalisten muistutusten avulla. Minulla oli tunne, että tämä oli 'juttu, jolla on nimi', ja varmasti se on Kanban menetelmä , tapa pitää tehtävät järjestyksessä visuaalisesti tyydyttävällä tavalla.
Mikä on Kanban-menetelmä?
Kanban on japania ja tarkoittaa kylttiä. Sitä käytettiin Toyotan tehtailla myymättömien tuotteiden ja eri materiaalien käytön seuraamiseen. Ohjelmistoyritykset omaksuivat menetelmän tehtävien seurantaan ja antoivat työntekijöille vaihtoehtoja seuraaviin projekteihin.
Perusideana on, että käytät muistiinpanoja, kylttejä tai tarralapuja tehtävien järjestämiseen. Voit luoda joukon 'tehtäviä' tehtäviä ja jakaa sen henkilön, tiimin, vaiheen tai kategorian mukaan (työ, sairaanhoito, siivous jne.). Sitten voit siirtää kyltin 'työssä' olevaan paikkaan tai yksinkertaisesti siirtää kyltin 'tehty'-pinoon, kun tehtävä on suoritettu.
Monet ihmiset toteuttavat Kanban-menetelmä käyttämällä Post-itsiä tai muita tarralapuja. Voit värikoodata, käyttää samankokoisia tai erikokoisia tarralapuja ja käyttää todellista taulua tai vain tyhjää seinää siirtääksesi tehtävät 'tehtävästä' -tilasta 'vaiheessa' -tilaan 'tehty'. Joillakin ihmisillä on erilaisia tehtäviä, jotka on jaettu projektin eri vaiheisiin, he antavat tehtäviä tietyille ihmisille tasapainottaakseen taakkaa tai pitävät ne koko tiimin poolissa. Voit myös käyttää niitä yksilöinä tuottavuuden parantamiseen.
Kuinka kokeilin Kanban-menetelmää
Tietämättä, että se oli 'juttu', pandemian alkuaikoina tein käytävälleni taulun erilaisilla tehtävillä. Piirsin kortteihin kuvia ja teipasin ne maalarinteipillä. Lapset saattoivat napata kortin ja teimme aktiviteetin (piirtää, katsoa elokuvaa, huutaa tyhjyyteen). Se auttoi poistamaan 'ajattelun' stressaavista ja kaoottisista alkupäivistä, jolloin ei ollut virtuaalista koulua tai päivähoitoa.
Hylkäsimme menetelmästä ja toivomme palata normaaliin elämään muutaman viikon kuluttua. Olen sittemmin käyttänyt Kanban-menetelmää useissa eri tehtävissä, tietämättä vieläkään mitä se oli. Sen sijaan, että käyttäisin sitä lapsilleni tylsistyneenä (koska heille ainoa tehtävän arvoinen tehtävä on näytöt), olen käyttänyt sitä askareisiin. Jos he sitten tarvitsevat apua ympäri taloa, he eivät joudu kärsimään pyykkien laittamisesta pois. He voivat myös järjestää kirjahyllynsä tai laittaa lelunsa roskakoriin. (He muuten vihaavat tätä, koska se on edelleen askareita.)
Olen käyttänyt Kanban-menetelmää myös aikuisena. Kokoaessaan paketteja kouluhuutokauppaan vanhempi kirjoittaa lahjakortin summan tai esineen postiin ja kiinnittää sen pöydälle. Kun kokoamme paketteja, siirrämme Post-ittejä seinillä, kunnes meillä on hyvä tasapaino huutokaupan kohteet ja pöydälle ei jää mitään.
Lopulliset ajatukset
Tämä menetelmä toimii, koska se auttaa hajottamaan suuret tehtävät, kuten 'kodin siivoamisen' pienempiin toimiin, kuten 'astianpesukoneen purkaminen' tai 'pyykin siirtäminen kuivausrumpuun'. Ymmärrettävästi tämä järjestelmä ei välttämättä toimi kaikille, koska voi olla vaikeaa tietää, mikä on tärkeintä, kun kaikki on tarralapuilla. Siksi pidän mieluummin tehtäviä, joilla kaikilla on sama painoarvo, kuten lasten aktiviteetit tai huutokauppatuotteet. Asioissa, joissa on määräajat, kuten artikkelit, käytän laskentataulukkoa, jossa on eräpäivät järjestyksessä. Edelleen huomaan työskenteleväni usein epäjärjestyksessä, poimin ja valitsen, mitkä projektit haluan tehdä ensin. Koska ylitän yleensä työn määräaikoja, tämä vahingossa sattunut Kanban toimii hyvin, mutta muut ihmiset saattavat tarvita hierarkiaa.
Vaikka menetelmä on suunniteltu käytettäväksi fyysisten korttien kanssa, olen ottanut käyttöön samanlaisen strategian tehtävienhallinnan kanssa Google-kalenterissani, ja Kanban-ohjelmilla on useita tehtävienhallintasovelluksia. Jos jotain on tehtävä, teen siitä tehtävän joko määräajalla tai ilman. Spoilerivaroitus: Tehtävät ilman määräaikoja valmistuvat harvoin ajoissa. Muistan soittaa lääkärille, jos minulla on terveysongelmia, mutta en välttämättä ryhdy veritutkimuksiin, jos mikään ei ole vialla. Kuitenkin, kun saan rastitettua kohteen luettelostani, se on erittäin tyydyttävää.
Arkistoitu: Järjestäminen
